顛末書の書き方と文例テンプレート集




顛末書の書き方と文例、無料で使えるテンプレートをご紹介します。
掲載している無料の雛形を利用すれば、簡単に顛末書を作成できます。
ダウンロードしたテンプレートファイルは、ワード又はエクセルでご利用ください。

顛末書とは

顛末書の概要

「顛末書(てんまつしょ)」とは、仕事中に発生したトラブル(ミス、不始末、不祥事など)について、会社や上司に報告するための社内向けの書類です。

顛末書では、発注ミス、重要書類の紛失、備品の破損など、社内および社外で起きたトラブル内容のほか、発生時の状況、経緯、原因を詳しく説明し、今後の再発防止について報告します。なお、謝罪の言葉は省略します。

顛末書の用途と役割

顛末書は、仕事上のミスや不始末などの内容、経緯、原因などについて詳しく説明するとともに、客観的に見た再発防止策を報告するために使用する書類です。

トラブルを起こしたことをお詫びするのではなく、今後の再発防止につなげるのが目的であるため、文書内での謝罪は必要ありません。

ミスや不始末の原因を究明し、再び同様のトラブルが起こらないよう、客観的な視点で改善や再発防止策を述べるのがポイントです。

顛末書の種類

顛末書は、ビジネスシーンにおいてミスやトラブルなどが発生した際に使用します。ここでは、顛末書の作成が必要になる事例をいくつか紹介します。

主な顛末書の事例
  • 提供した商品やサービスの不備
  • 事務手続きや処理のミス
  • 仕入れの謝発注
  • 社内での事故

このほかにも顛末書が必要となるさまざまなケースが考えられますが、比較的トラブルの内容が軽度な場合に使用されます。

始末書との違い

顛末書とよく似た書類に「始末書(しまつしょ)」があります。どちらの書類も、仕事上でミスや不始末などが発生した際に作成し、会社や上司に提出する点で共通しています。ただし、用途や趣旨が異なるため、混同しないように注意が必要です。

顛末書は、一般的に、仕事上のミスや不始末が発生しても、すぐには提出せず、事態が収束したあとに作成して報告します。事故の再発防止を目的に作成する社内向けの書類であり、影響範囲が少なく、比較的軽度な事故が起こったときに使われます。したがって、文書内で謝罪を述べる必要はありません。

一方、始末書は謝罪や反省を目的に使用するものであり、重大事故が発生したあと、すみやかに作成し、会社や上司に報告します。事故の内容によっては、取引先や仕入先といった社外の関係者にも提出したり、訓告や懲戒などの処分を受けたりするケースもあります。

顛末書の書き方

顛末書の書き方について解説します。文書作成時は、以下のような項目を記載しましょう。

顛末書に記載すべき項目

顛末書テンプレート見本・サンプル

見本・サンプル(クリックで拡大)

1.タイトル(顛末書)

書類の種類を記載します。

2.作成日/提出日

顛末書を作成した日、あるいは提出日を記載します。日付の指定がある場合は、それにしたがいましょう。

3.宛て先

トラブルの内容により、直属の上司、人事部長、営業部長、代表取締役など、提出先が変わるので、事前に確認しましょう。

4.作成者(トラブル当事者)の所属部署・署名・押印

顛末書の作成者、すなわち、トラブルを起こした本人の所属部署と名前を記入し、押印します。

5.顛末を報告する旨の文章

トラブルの顛末について報告する旨の文章を入れます。

6.本文

顛末書の本文では、トラブルの概要、発生日時・場所、経緯、原因、対応方法、再発防止策などを詳しく記載します。

顛末書の文例

書類の冒頭に記載する文章の文例を紹介します。

顛末書の書き方のポイントと注意点

顛末書に記載するべき項目は前述のとおりですが、ここで、書き方のポイントをまとめて紹介するとともに、作成時の注意点について解説します。

  • 顛末書を作成する際は、書類作成日、宛て先、作成者の所属部署・氏名・押印、トラブル概要、発生日時・場所、経緯、原因、今度の再発防止策などの項目を盛り込みます。
  • 顛末書に記載する日付は、基本的に作成日、あるいは提出日を記載します。ただし、会社から日付を指定される場合もあるので、頭に入れておきましょう。
  • 顛末書の本文では、トラブルの内容や経緯などを詳しく説明します。また、客観的な視点で原因を究明し、再発防止策を講じるのがポイントです。
  • 顛末書のフォーマットには決まりがなく、手書き、PCのどちらで作成しても問題ありません。縦書き、横書きなどの方向も自由です。
  • 顛末書は、トラブル直後ではなく、事態が収束したタイミングで作成・提出するのが一般的です。
  • 顛末書を作成する目的は、同様のトラブルの再発防止であるため、始末書とは異なり、基本的に文書内で謝罪の言葉を述べる必要はありません。
  • トラブルの内容により、顛末書の提出先が異なるケースがあるので、事前に確認が必要です。

顛末書テンプレートのダウンロード(無料)

顛末書テンプレート

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