納品書の書き方と文例テンプレート集




納品書の書き方と文例、無料で使えるテンプレートをご紹介します。
掲載している無料の雛形を利用すれば、簡単に納品書を作成できます。
ダウンロードしたテンプレートファイルは、ワード又はエクセルでご利用ください。

納品書とは

納品書の概要

「納品書(のうひんしょ)」とは、法人や個人などが商品やサービスを納品したときに発行する書類です。どの宛て先に、どんな商品・サービスを、どのくらいの数量・価格で納品したのかといった内容を記載します。

納品書は、一般的に納品物と一緒に同梱します。書類をそのまま添付したり、“納品書在中”と記載された封筒に入れたり、同梱のやり方はさまざまです。

なお、商品やサービスの内容や、納品する側のオペレーションなどによっては、同梱せずに納品書だけを別送するケースもあります。

ビジネスシーンではなじみ深い書類の1つであるものの、じつは納品書の発行義務はありません。つまり、納品書の発行・同梱をしなくても、法律違反にはならないのです。

その一方で、発行された納品書は、法人の場合、税法の規則で7年間(課税事業者でない個人事業主は5年間)の保管期間が定められています。

こうした法律に加え、取引上、納品書の発行が慣例になっているほか、注文商品を確実に納品したという証明になる、商品やサービスの内容・個数が実際の納品と合っているかチェックできるといったメリットがあり、活用している企業がほとんどです。

納品書の用途と役割

納品書には、納品した商品やサービスの内容、数量、単価、合計金額などが記載されており、納品先が見積りや注文内容と合っているかを確認するときに便利です。

商品やサービスの納品時に納品書がない場合、注文した内容と合っているか、過不足はないかなどを、納品されたものを見ただけでチェックするのは容易ではありません。

そのため、納品書を送付することで取引先に安心感を与えられるほか、商品やサービスを提供した側にとっても、受注したものを確実に納品したという証明になります。

また、経理の請求処理の関係で必要になるケースも多く、納品書が果たす役割は大きいといえるでしょう。

請求書・領収書・受領書との違い

商品やサービスを納品すると、納品書のほかに、「請求書(せいきゅうしょ)」「領収書(りょうしゅうしょ)」「受領書(じゅりょうしょ)」といった書類も必要になります。

「請求書」は、商品やサービスなどを納品した後に、取引先に代金を請求するために発行する書類です。そのため、請求書に記載する商品やサービスの内容、数量、単価、合計金額などが、納品書と相違のないように注意が必要です。

「領収書」は、請求した商品やサービスの代金が支払われたときに、請求先に対して、代金を受け取ったことを証明するために使用します。請求先にとっても、確かに代金を支払ったという証明になる重要書類の1つです。

「受領書」は、商品やサービスの受け取り側、つまり発注者が、確かに受け取ったことを証明するために発行する書類です。納品書、請求書、領収書は、商品・サービスを提供する企業や個人が発行・送付する書類であるのに対し、受領書は、受け取り側(発注者)が発行するといった違いがあります。

納品書の書き方

ここで、納品書の書き方について解説します。文書作成時は、以下のような項目を記載しましょう。

納品書に記載すべき項目

納品書テンプレート見本・サンプル

見本・サンプル(クリックで拡大)

1.タイトル(納品書)

書類の種類を記載します。

2.日付

納品書を発行した日付を記載します。

3.宛て先

納品先(発注元)を記載します。

4.納品者情報

商品やサービスを納品する側の情報(会社名、住所、電話番号など)を記載します。

5.合計金額

納品した商品・サービス代金の合計金額などを記載します。注文番号、注文日なども記載しておくとわかりやすいです。

6.内訳

納品した商品・サービスの内容、数量、単価などを記載します。




納品書の書き方のポイントと注意点

納品書に記載するべき項目は前述のとおりですが、ここで、書き方のポイントをまとめて紹介するとともに、作成時の注意点について解説します。

  • 納品書に決まった書式はなく、自由に作成できます。手書き、PC入力のどちらでも問題ありません。ただし、納品の都度フォーマットを買えるのではなく、テンプレートなどを活用して統一した書式を使用するのがおすすめです。
  • 納品書には、宛て先(商品やサービスの納品先)、発行日、納品者(受注者)の情報(会社名、住所、電話番号など)、納品した商品やサービスの内容、数量、単価、合計金額といった項目を盛り込みましょう。
  • 納品書に発行義務はありませんが、注文内容と納品内容が合っているかを確認したり、納品先(発注元)を安心させたりする意味でも、作成、送付するのがベターです。
  • 納品書を作成する際は、納品する商品やサービスの内容、数量、単価、合計金額などが書類と相違ないのはもちろんのこと、納品先が発注した内容と合致しているかを確認することが重要です。
  • 作成、発行した納品書は国税関係書類の1つに該当するため、保管期間が定められています。保管期間は一般的に法人が7年間(会計法上では10年間)、個人事業主が5年間です。そのため、廃棄や紛失をしないように注意しましょう。

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納品書のテンプレート一覧

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納品書テンプレート03「通信欄付き」(エクセル・Excel)
納品書テンプレート04「合計金額・消費税金額記入欄付き」(エクセル・Excel)
納品書テンプレート05「1ページに2枚割り付け」(エクセル・Excel)
納品書テンプレート06「かわいいピアノの鍵盤イラスト入り」(エクセル・Excel)
納品書テンプレート07「おしゃれな雪の結晶のイラスト入り」(エクセル・Excel)
納品書テンプレート08「個人用のかわいいイラスト入り」(エクセル・Excel)

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