出勤簿とは？書き方と例文、無料で使えるテンプレートをご紹介します。
掲載している雛形を利用すれば、簡単に出勤簿を作成できます。
ダウンロードしたテンプレートファイルは、ワード又はエクセルでご利用ください。
目次
出勤簿とは？
出勤簿の概要
「出勤簿（しゅっきんぼ）」とは、会社従業員の出勤・退勤の情報を正しく記録するとともに、雇用主が出退勤の記録を把握するために使用する帳簿です。単純に出勤日や労働時間などを記録するだけではなく、出勤および退勤の時刻なども記載する必要があります。
出勤簿は労働者名簿、賃金台帳と並ぶ法定三帳簿の1つに数えられ、労働基準法第109条に定められている“労働関係に関する重要な書類”にあたります。
すなわち、出勤簿は、建設業、情報通信業、製造業、サービス業といった業種にかかわらず、すべての会社において作成と整備が義務づけられているのです。
また、労働基準法第109条では、労働関係に関する重要な書類の保存期間を5年間（ただし、同条の規定の適用については、法改正の経過措置として当分の間３年間とされている）と定めています。
そのため、退職した従業員の出勤簿についても、該当する従業員の最終出社日から3年間保管する必要があります。
なお、出勤簿は手書きで作成しても問題ありません。加えて、特に様式の定めがないので、自由に作成できます。
出勤簿の用途と役割
出勤簿は法定三帳簿の1つに位置づけられており、すべての会社において作成が義務づけられています。
出勤簿を作成・整備することにより、労働基準法によって定められている従業員の労働時間が守られているかをチェックし、適切な労務管理に役立つと期待できます。
また、従業員の遅刻、早退、欠勤、残業、深夜・休日労働などの状況を把握できるほか、給与計算する上でのベースになる重要な記録でもあります。
タイムカードとの違い
従業員の出勤や退勤の記録のために、タイムカードを導入している会社も多く見られます。
タイムカードは日々の出退勤記録や管理に便利ではあるものの、出勤簿に代用することは難しいとされています。出勤、退勤として打刻された時刻が必ずしも正確であるとは言い切れず、労務管理が不十分だとされるためです。
なお、2019年4月の労働基準法改正により、自己申告で労働時間を把握することが禁止となったため、紙の出勤簿だけでの運用が不可となりました。厚生労働省は、ICカード、スマートフォン、タブレットなどからの打刻により、客観的な労働時間を把握することを定めています。
出勤簿の書き方
ここで、出勤簿の書き方について解説します。文書作成時は、以下のような項目を記載しましょう。
出勤簿に記載すべき項目
見本・サンプル（クリックで拡大）
1.タイトル（出勤簿）
書類の種類を記載します。
2.従業員の情報
該当する従業員の氏名、所属部署などを明記します。
3.従業員の出勤日・日別の労働時間数（※必須項目）
従業員の出退勤時刻、休憩時間、労働時間数などを日別に記載します。
4.従業員が時間外労働を行った日付・時刻・時間数（※必須項目）
従業員が時間外労働（1日8時間もしくは1週間あたり40時間の範囲を超えた労働時間）を行った日付・時刻・時間数を記載します。
5.深夜労働を行った日付と時刻・時間数（※必須項目）
従業員が深夜労働（22時から翌5時）を行った日付と時刻・時間数を記載します。
6.休日労働を行った日付と時刻・時間数（※必須項目）
従業員が休日労働（1週間に1日もしくは4週間に4日以上の範囲を超えた労働時間）を行った日付と時刻・時間数を記載します。
7.労働日数（出退勤時刻を含む）など（※必須項目）
従業員の労働日数を記載します。出退勤時刻は日別に記録します。
出勤簿の書き方のポイントと注意点
出勤簿に記載するべき項目は前述のとおりですが、ここで、書き方のポイントをまとめて紹介するとともに、作成時の注意点について解説します。
- 出勤簿は法定三帳簿の1つであり、すべての会社で作成と整備が義務づけられています。様式では自由であるものの、必ず記載すべき項目があります。
- 出勤簿に記載しなければならない必須項目は、出勤日、労働日数、日別の出退勤の時刻および労働時間数、時間外・深夜・休日労働を行った日付・時刻・時間数などです。
- 出勤簿には休憩時間や中抜け時間なども個別に記載して、客観的に見て正確な労働時間を記録します。
- 出勤簿を作成する際に、Excelなどの表計算ソフトを活用して、自動計算式をあらかじめ入力しておくと、労働日数や労働時間の集計が簡単にできます。一から作成するのが難しい場合、インターネット上で公開・提供されているテンプレートを活用するのもおすすめです。
- 出勤簿作成は、正社員、契約社員、パート、アルバイトなどの雇用形態にかかわらず、全従業員が対象です。
- 給与計算をしやすくするために、年次有給休暇取得日などを一緒に管理するのもおすすめです。
- 作成した出勤簿は、法令により、3年間の保存期間が定められています。保存期間中に紛失したり、廃棄したりした場合は法律違反となり、処罰される可能性もあるため注意しましょう。
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