書類送付状の書き方と文例テンプレート集




書類送付状の書き方と文例、無料で使えるテンプレートをご紹介します。
掲載している無料の雛形を利用すれば、簡単に書類送付状を作成できます。
ダウンロードしたテンプレートファイルは、ワード又はエクセルでご利用ください。

書類送付状とは

書類送付状の概要

「書類送付状(しょるいそうふじょう)」とは、書類や資料などの紙媒体を郵送する際に添付する書類です。
単に「送付状」と呼ばれたり、「送り状」や「添え状」などと表記されたりします。ちなみに英語表現では「Cover Letters(カバーレター)」です。一般的に、あいさつ文、送付する書類や資料の内容、補足説明といった内容を盛り込んで作成します。

書類送付状には決まったフォーマットはなく、自由に作成できます。ビジネスシーンではほぼPCで作成しますが、手書きでももちろん可能です。

書類送付状の添付は必須ではないものの、ビジネスマナーとされているため、会社関係で社外の取引先やクライアントなどに書類や資料を郵送する場合は同封しましょう。

なお、個人同士や社内でやり取りする場合であれば、省略できるケースもあります。

書類送付状の用途と役割

書類送付状を添付することにより、同封してある書類や資料の内容が、相手にひと目でわかります。したがって、書類送付状には、インデックスや概要説明のような役割があるといえるでしょう。

また、送付する書類や資料などについて、相手に特に知らせておきたい内容や、説明しておきたい事柄があれば、書類送付状の本文内に記載することも可能です。

書類送付状の種類

書類送付状は、同封する書類や資料の種類を問わずに使えるため、あらゆるシーンで活用できます。ここでは、特に書類送付状を添付するべきケースを紹介します。

主な書類送付状を利用するケース
  • 送付する書類や資料の種類が多いとき
  • 重要書類を送付するとき
  • 送付する書類や資料について補足説明が必要なとき
  • 求人応募で履歴書や職務経歴書などの応募書類を送付するとき

なお、書類送付状はマナーとして添付するビジネス文書であるため、基本的にはどのようなケースでも作成して、書類や資料の先頭になるように配置して送付しましょう。

ちなみに、紙媒体以外のCD-R、DVD-R、USBメモリといった記録メディアを送付する場合にも使用できます。その場合、タイトルを変更すれば違和感がありません。

書類送付状の書き方

書類送付状の書き方について解説します。文書作成時は、以下のような項目を記載しましょう。

書類送付状に記載すべき項目

書類送付状テンプレート見本・サンプル

見本・サンプル(クリックで拡大)

1.タイトル(書類送付のご案内)

書類の種類を記載します。文書の種類は“書類送付状”という名称ですが、実際のタイトルでは「書類送付のご案内」などと表記します。送付する内容物に応じて、「○○送付のご案内」などと名称を変更しましょう。

2.書類作成日/送付日など

書類送付状を作成、あるいは書類を送付する年月日などを記載します。

3.宛て先

会社名や氏名など、書類を送付する相手方の情報を記載します。会社名で送る場合、敬称は“御中”と表記しましょう。

4.送付元(発送元)情報

書類の送付元(発送元)、つまり自社の情報(会社名、担当者名・部署名、住所、電話番号など)を記載します。

5.あいさつ文

社外向けのビジネス文書の本文では、最初から本題に入らず、時候のあいさつ文を入れるのが一般的です。あいさつ文を入れることで、より丁寧な文書である印象を相手に与えられます。

6.補足説明

送付する書類や資料などについて、相手に知らせておきたい内容や補足説明があれば、書類送付状に記載します。返送してもらう書類があれば、期日や返送先などを明記しましょう。

7.書類・資料などの一覧

送付する書類や資料を箇条書きで一覧にまとめます。書類や資料の種類、それぞれの部数などを記載しましょう。これにより、送付物の内容がひと目でわかるとともに、送付ミスがないか確認できるメリットもあります。

書類送付状の文例

書類送付状の本文内でよく使われる文例を紹介します。




書類送付状の書き方のポイントと注意点

書類送付状に記載するべき項目は前述のとおりですが、ここで、書き方のポイントをまとめて紹介するとともに、作成時の注意点について解説します。

  • 書類送付状を作成する際は、宛て先、あいさつ文、送付物の内容、補足説明、送付元情報などを記載しましょう。誰に対して、何を送るのかを明確にするのがポイントです。
  • 送付する書類や資料は箇条書きで一覧にまとめて、名称と部数を記載します。
  • 送付する書類や資料について、補足説明や特記事項などがあれば記載します。
  • 書類送付状はPC、手書き入力のどちらでも作成できます。
  • 書類のタイトルは「書類送付のご案内」と表記するのが一般的です。
  • 書類送付状に、送付元の担当者の押印は不要です。
  • 作成した書類送付状は、同梱する書類や資料の1番上の位置になるように置き、送付先の相手が最初に読めるように梱包しましょう。
  • 宛先が個人であっても、ビジネス上のやり取りをする場合には、書類送付状を添付します。

書類送付状テンプレートのダウンロード(無料)

書類送付状のテンプレート一覧

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書類送付状テンプレート01「シンプル」(ワード・Word)
書類送付状テンプレート02「罫線」(ワード・Word)
書類送付状テンプレート03(ワード・Word)
書類送付状テンプレート04(ワード・Word)
書類送付状テンプレート06(ワード・Word)
書類送付状テンプレート07(ワード・Word)
書類送付状テンプレート05(ワード・Word)
書類送付状テンプレート08「円と直線のデザイン」(ワード・Word)
書類送付状テンプレート09「発信者を最下部に記入」(ワード・Word)
書類送付状テンプレート10「あいさつ文付き」(ワード・Word)
書類送付状テンプレート11「書類一覧記入欄に下線付き」(ワード・Word)
書類送付状テンプレート12「宛先・発信元を上部に記入」(ワード・Word)
書類送付状テンプレート13「送付元情報を下部に記載する形式」(ワード・Word)
書類送付状テンプレート14「送付書類が多いときに便利な枠付き」(ワード・Word)
書類送付状テンプレート15「シンプルで汎用的に使える」(ワード・Word)
書類送付状テンプレート16「A4横方向の書類送付に便利」(ワード・Word)
書類送付状テンプレート17「かわいい控えめのイラスト入り」(ワード・Word)
書類送付状テンプレート18「ブルーの爽やかなデザイン」(ワード・Word)

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