FAX送付状の書き方と文例テンプレート集




FAX送付状の書き方と文例、無料で使えるテンプレートをご紹介します。
掲載している無料の雛形を利用すれば、簡単にFAX送付状を作成できます。
ダウンロードしたテンプレートファイルは、ワード又はエクセルでご利用ください。

FAX送付状とは

FAX送付状の概要

「FAX送付状(ファックスそうふじょう)」とは、FAXで文書や書類を送るときに、表紙(1ページ目)として付ける書面です。「FAX送り状」「FAX送信票」「FAX送付案内状」「FAXシート」「カバーレター」「カバーシート」など、さまざまな呼び方があります。なお、英語では「Fax Cover」「Fax Cover Sheet」「Cover sheet」などと呼ばれます。

FAX送付状には、送信先、送信元、件名、送信する書類の概要、送信枚数などを記載するのが一般的です。また、個人、会社を問わず使用します。手書きのFAX送付状でも問題ありません。

FAX送付状は必須ではないものの、ビジネスシーンにおいてマナーの1つとされているため、特に社外のクライアントや取引先にFAXを送信する際は添付する習慣をつけましょう。

加えて、社内宛てであっても、FAX送付状を添付すると、内容がひと目でわかるので親切です。

FAX送付状の用途と役割

FAX送付状は、前述の通り、FAXで送信する文書や書類の”表紙”の役割を果たします。

また、送信先、送信元、件名、送信する書類の概要、送信枚数などを記載することから、2ページ目以降の内容の要約ともいえるでしょう。したがって、送信先の相手がFAX送付状を見れば、必要な最低限の情報がひと目でわかるメリットがあります。

なお、あいさつ文を入れたり、送信する文書や書類の補足説明を加えたり、なども可能なため、コミュニケーションを円滑にする役割も期待できます。

さらに、送信先や送信枚数を明記することで、FAX送信ミスを防止できるのも利点です。

FAX送付状の書き方

FAX送付状の書き方について解説します。作成するときは、以下のような項目を記載しましょう。

FAX送付状に記載すべき項目

FAX送付状テンプレート見本・サンプル

見本・サンプル(クリックで拡大)

1.タイトル(FAX送付状)

書類の種類を記載します。「FAX送り状」「FAX送信票」「FAX送付案内状」「FAXシート」などと表記しても問題ありません。

2.送信日

FAXを送信する日付を記載します。必要に応じて時刻を追加するのもおすすめです。

3.総ページ数

FAXで送信する書類の総ページ数を記載します。FAX送付状(「当紙」と表記)を含む数字を記載するのが一般的です。

4.送信先(送り先)

送信先は、手紙でいえば宛名の部分に該当します。FAXを送信する相手の名前、会社名などの情報を記載します。

5.送信元(発信元)

送信元(発信元)は、手紙でいうと差出人に該当します。FAXの送り主である自分の名前、会社名などを記載します。連絡先の電話番号やFAX番号も明記するとベターです。

6.文書の重要度

FAXで送信する文書や書類が、どの程度重要かを示す項目です。相手に返信を依頼する旨も端的に伝えられます。

7.件名

FAXを送信する目的を明記します。

8.内容(連絡事項)

FAXで送信する文書や書類、伝えたい内容の簡単なまとめを記載します。あいさつ文のほか、補足説明があれば内容欄に記入しましょう。

FAX送付状の文例

FAXを送信する目的、本題である文書や書類の種類はさまざまです。ここでは、FAX送付状で用いられるビジネスシーン向けのあいさつ文の文例を紹介します。

FAX送付状の書き方のポイントと注意点

FAX送付状に記載するべき項目は前述のとおりですが、ここで、書き方のポイントをまとめて紹介するとともに、作成時の注意点について解説します。

  • FAX送付状はあくまでも表紙代わりのため、1枚におさまるように作成しましょう。
  • FAXを送信する相手に確実に届くように、名前、会社名、部署名などを明記します。同様に、送信元が誰なのか、相手にはっきりわかりように、担当者名、部署名、会社名、電話番号、FAX番号などを記載しましょう。送信元の連絡先を記載しておくことで、万が一誤送信があった場合に、連絡してもらえる可能性が高くなります。
  • FAXの合計送信枚数は必ず記載しましょう。FAX送付状を含むページ数を記載するのが一般的です。ページ数を記載することで、必要な書類がすべて届いたかどうかを相手に確認してもらえるメリットがあります。なお、FAX送信の際のマナーとして、送信ページがあまりにも大量になる場合は、事前に送付してもよいか、相手に確認をとりましょう。
  • FAX送付状を最初に見るのは、送りたい相手とは限りません。誰に見られてもいいように、丁寧な文章を心がけるとともに、相手はもちろん、自分のプライバシーに関わる情報の記載は避けましょう。
  • FAXの送信先が社外のクライアントや取引先などで、相手の会社名を記入する場合、社名を略さず、正式名称で記載します。
  • FAXを送信すると、受け取り側で文字がつぶれたり、かすれたりすることがあります。そのため、小さい文字や図、細い文字や線などは使わないようにしましょう。

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