請求書の書き方と文例テンプレート集




請求書の書き方と文例、無料で使えるテンプレートをご紹介します。
掲載している無料の雛形を利用すれば、簡単に請求書を作成できます。
ダウンロードしたテンプレートファイルは、ワード又はエクセルでご利用ください。

請求書とは

請求書の概要

「請求書(せいきゅうしょ)」とは、取引先や顧客などに対して、期日までに商品やサービス代金の支払いを求める文書です。

ビジネスシーンでよく使われる書類の1つですが、定められたフォーマットや明確なルールなどはありません。そのため、PCで入力するのも、手書きで作成するのも自由です。

なお、請求書には、請求金額(取引金額)、取引内容、支払期日、支払方法などを記載するのが一般的です。また、支払を求める相手方の氏名や会社名、請求元(自社など)の情報、請求書の発行日などは必須項目のため、抜け漏れがないように注意しましょう。

請求書の用途と役割

請求書のフォーマットに定めがない旨を前述しましたが、これは、取引自体は口頭でも成立することを表します。つまり、商品やサービス代金の請求は、直接会って会話する、電話でやり取りする、といった方法でも可能です。

しかし、請求書の発行はビジネス上の慣例であるのに加えて、後日なんらかのトラブルが発生した場合、口約束は証拠として認められないリスクが高いため、取引が発生したら、必ず作成する書類と考えていいでしょう。

請求内容を書面で残すことにより、取引内容や金額に間違いがないか双方で確認できる、請求自体を忘れることを防止できるなどのメリットがあります。

さらに、請求書は会計上の支出の証明になるため、支払を請求する相手方にとっても重要な役割を果たす書類の1つといえます。

したがって、個人間の取引でも、きちんと請求書を作成するのが理想です。

請求書の種類

請求書は、大きく分けて、“商品やサービスを提供する顧客や得意先向け”の請求書と、“仕入れ先が発行する”請求の2種類です。つまり、会計上では前者が収入(売上)、後者が支出(経費)となります。

さらに、顧客や得意先向けの請求書の作成にあたっては、商品やサービスを納品するごとに発行する「都度請求」と、月単位でまとめて発行する「締め請求」という方法があります。

どちらの請求方法になるかは、双方が合意した取引条件によって異なるため、取り決め内容に適した請求書を発行しましょう。

請求書の書き方

請求書の書き方について解説します。文書作成時は、以下のような項目を記載しましょう。

請求書に記載すべき項目

請求書テンプレート見本・サンプル

見本・サンプル(クリックで拡大)

1.タイトル(請求書)

書類の種類を記載します。

2.発行日

請求書を発行した年月日を記載します。

3.請求先

支払を請求する相手方の会社名や氏名などを記載します。個人名の場合は、“御中”ではなく“様”と表記します。

4.支払を請求する旨の文章

相手方に、納品した商品やサービス代金の支払を請求する旨を伝える文章を添えます。

5.請求元情報

請求元(自社)の社名、連絡先などを記載します。

6.請求金額(取引金額)

今回請求する金額の総合計を記載します。上部に記載する決まりはありませんが、相手が見やすい位置にすると親切です。

7.請求金額の内訳

請求の対象となっている、個々の商品やサービスの名称、数量、単価といった詳細を記載します。

8.支払条件・振込先情報など

請求金額の支払方法、支払期日などの条件を相手方に提示します。指定の金融機関に振込を依頼する場合は、金融機関名称、口座番号、口座名義といった必要事項を記載します。

請求書の文例

書類の冒頭に記載する、支払を請求する旨を伝える文章の文例を紹介します。

請求書の書き方のポイントと注意点

請求書に記載するべき項目は前述のとおりですが、ここで、書き方のポイントをまとめて紹介するとともに、作成時の注意点について解説します。

  • 請求書を作成する際の必須項目(請求書発行日、請求先情報、請求元情報、請求金額、取引内容)を必ず記載します。
  • 必須項目に加えて、請求書番号、支払期日、支払方法、振込先、振込手数料なども明記します。
  • 請求書を封筒に入れて送付する場合、封筒の表面に、手書きあるいはスタンプで“請求書在中”と記しておくと、中身が重要書類であることがひと目でわかるので、一般郵便物と区別しやすくなるメリットがあります。
  • 請求書は手書き、PCのどちらで作成しても問題ありません。
  • 請求金額の内訳において、異なる税率の商品やサービスが混在する場合は、税率ごとに区分して合計した税込の金額も記載します。
  • 請求金額の支払に際して手数料が発生する場合、請求先、請求元のどちらが負担するかをあらかじめ取り決めておき、双方が合意した内容を明記しておくとスムーズです。
  • 請求書をメールに添付する、クラウドサービスを利用してダウンロードしてもらう、などといったやり取りをする場合、作成したファイルをそのまま使用するのではなく、PDF化したものを使います。PDF化することにより、データや取引内容の改ざんを防止できます。

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