証明書とは？書き方と例文、無料で使えるテンプレートをご紹介します。
掲載している雛形を利用すれば、簡単に証明書を作成できます。
ダウンロードしたテンプレートファイルは、ワード又はエクセルでご利用ください。
目次
証明書とは？
証明書の概要
「証明書（しょうめいしょ）」とは、ある事柄が真実であることを証明するための文書です。単に「証書（しょうしょ）」などと呼ばれることもあります。
証明書はビジネスシーンで使用するものから公文書までさまざまな種類があり、あらゆるシーンで活用されます。
身近な証明書の例では、印鑑証明書、納税証明書、所得証明書、課税証明書、居住者証明書、卒業証明書、結婚証明書、入院証明書などがあげられます。
証明書の用途と役割
証明書は、ある事柄が明確に真実であることを証明する、証拠の役割を果たします。また、権利や義務などを証明するときにも使われます。
そのため、ビジネスシーンで使用されているものはもちろん、官公庁が発行する公的証明書、私的に作成した文章など、種類が豊富です。
文書に法的効力を持たせるためには、より証明力や信頼性の高く、執行力のある「公正証書（こうせいしょうしょ）」をつくるのが適しています。
なお、公正証書とは、公証人（こうしょうにん）と呼ばれる公的資格を保有する専門家が作成する、ある事柄を証明のための文書です。
証明書の種類
証明書は用途が幅広く、種類が豊富にあります。ここでは、ビジネスシーンで使われる証明書の代表的な種類をいくつか紹介します。
- 雇用証明書／在職証明書／就業証明書／在籍証明書／就労証明書／勤務証明書 … 従業員が会社で雇用されている（雇用されていた）、在職している（在職していた）ことを証明する文書
- 給与支払証明書 … ある一定期間の給与の額を証明する文書
- 収入見込証明書 … 給与の見込み額を証明する文書
- 休職証明書 … 従業員が会社を休職していることの証明する文書
- 退職証明書／離職証明書 … 従業員が会社を退職したことの証明する文書
- 職歴証明書 … 会社などに在籍し、勤務していたことを証明する文書
- 品質証明書 … 商品は製品仕様書の通りに製作されたものであることを証明する文書
- 完済証明書 … 借金が全額返済されたことを証明するための債権者が発行する文書
- 物品返却証明書 … 貸し出した物品が返却されたことを証明するための文書
上記以外にも、さまざまな証明書があるので、使用シーンや用途に応じて適したものを使用しましょう。
証明書の書き方
証明書の種類は多岐に渡ります。そのため、ここでは退職証明書を使用して、文書の書き方について解説します。文書作成時は、以下のような項目を記載しましょう。
証明書に記載すべき項目
見本・サンプル（クリックで拡大）
1.タイトル（○○証明書）
「○○証明書」と書類の種類を記載します。今回の例では「退職証明書」を使用しています。
2.前文
使用シーンや用途に応じて、何を証明する文書であるかを記載します。
3.作成日
証明書を作成した日付を記載します。
4.証明者情報
文書を証明する側の情報を記載します。退職証明書の場合、該当する従業員が所属していた会社名、代表者名、所在地などを記入します。
5.証明される側の情報
証明する内容の対象となる人物の情報を記載します。退職証明書の場合、退職者の氏名、生年月日、在職期間、所属部門、役職、業務内容、退職日、退職事由などを記入します。
証明書の文例
証明書を作成する際に、必要に応じて前文を添える場合もあります。ここでは退職証明書で使われる前文の例を紹介します。
下記の者が○年○月○日に当社を退職したことを証明いたします。
下記の事由により、あなたが○年○月○日に当社を退職したことを証明します。
証明書の書き方のポイントと注意点
証明書にはさまざまな種類があり、内容によって書き方も異なります。ここでは、証明書の種類ごとにポイントをまとめて紹介するとともに、作成時の注意点について解説します。
- 完済証明書は、金銭の貸主が、借主に対して発行する文書です。そのため、宛名は借主とし、返済金額と返済日を記載の上、貸主の住所、氏名を記入、押印する書式が一般的です。
- 雇用証明書、給与支払証明書、休職証明書、退職証明書といった会社が発行する文書は、特に決まったフォーマットがなく、会社ごとに自由に作成できます。ただし、書類の内容が真実であることを客観的に証明するために、社印の押印が必要です。
- 退職証明書に退職の事由を記入する際は、具体的な理由を書く必要があります。退職届や退職願には「一身上の都合により」と記載できるものの、退職証明書や離職証明書では認められません。
- 退職証明書では、使用シーンや用途に応じて、該当する従業員の直近の賃金を記載する場合があります。なお、発行依頼者が請求した項目以外を記載できないことが法律で定められているため、作成時に注意が必要です。
- 給与支払証明書は、すでに退職した従業員（パートやアルバイトも含む）にも発行できます。必ずしも発行の義務はないものの、発行を依頼された場合、会社側は求めに応じましょう。
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